Διαχείριση Πρακτικών

Η "ΑΕΛΙΟΣ" διαθέτει ιδιόκτητο εξοπλισμό υψηλής τεχνολογίας και εξειδικευμένο ανθρώπινο δυναμικό, εξασφαλίζοντας την αξιόπιστη καταγραφή, επεξεργασία και ψηφιακή αποτύπωση των πρακτικών.

Η διαδικασία ακολουθεί συγκεκριμένα ποιοτικά στάδια, ώστε κάθε συνεδρίαση να αποδίδεται με τη μέγιστη δυνατή ακρίβεια, σαφήνεια και πληρότητα.

Τεχνική Υποστήριξη & Ηχογράφηση Συνεδριάσεων

  • Πριν από κάθε συνεδρίαση, εξειδικευμένος Μηχανικός Ήχου αναλαμβάνει τη ρύθμιση και έλεγχο του εξοπλισμού της αίθουσας, με δυνατότητα ενίσχυσης ή/και μετατροπής του σήματος μέσω πρόσθετων συσκευών, και εκτελεί πλήρες sound-check.

  • Κατά τη διάρκεια, διαχειρίζεται δυναμικά τη μίξη μικροφώνων, τις μονάδες καταγραφής, τα ηχεία και το συνοδευτικό οπτικοακουστικό υλικό, δια ζώσης ή υβριδικά.

  • Η ηχογράφηση πραγματοποιείται με αξιόπιστους εγγραφείς, με άμεση παράδοση αρχείων (.mp3) μέσω USB ή διαδικτυακά.

  • Σε τηλεδιασκέψεις, παρέχεται απομακρυσμένη τεχνική υποστήριξη και επαγγελματική εγγραφή με διασφάλιση απορρήτου.


    • Αποηχογράφηση

    • Πραγματοποιείται πλήρης αποηχογράφηση του ηχητικού αρχείου, με κατά λέξει αποτύπωση όλων των συζητήσεων, θεμάτων και αποφάσεων της συνεδρίασης.
    • Το αρχικό κείμενο παραδίδεται διαδικτυακά εντός 24–48 ωρών από την ανάρτηση του υλικού στον ασφαλή cloud server μας, σύμφωνα με τις ανάγκες του εκάστοτε Οργάνου.

    Μορφοποίηση - Επιμέλεια

    • Μετά την αποηχογράφηση, το κείμενο ελέγχεται γλωσσικά και φιλολογικά και αποκτά τελική μορφή με δομημένη σελιδοποίηση.

    • Εντάσσονται ενότητες όπως: εισαγωγικά στοιχεία (τύπος, τόπος και χρόνος συνεδρίασης), λίστες συμμετεχόντων, ημερήσια διάταξη, εισηγήσεις με συνημμένα, αποφάσεις με καταγραφή ψήφων, αριθμοί αποφάσεων, πίνακας υπογραφών, ευρετήριο ομιλητών και πίνακας θεμάτων.

    • Το τελικό αποτέλεσμα αποδίδεται σε καθαρό, επεξεργασμένο αρχείο, έτοιμο για διανομή ή αρχειοθέτηση.


    Έντυπη & Ηλεκτρονική Έκδοση

    • Φωτοαντίγραφα

    Παρέχεται ασπρόμαυρη εκτύπωση υψηλής ανάλυσης σε χαρτί γραφείου 80gr άριστης ποιότητας.
    • Βιβλιοδεσία

    Το εξώφυλλο εκτυπώνεται σε επίπεδο ψηφιακό πιεστήριο, με τετραχρωμία μονής όψης, σε χαρτί velvet 250gr.
    Για ετήσιες ανάγκες αρχειοθέτησης, προσφέρεται καλλιτεχνική δερματόδετη βιβλιοδεσία με χρυσοτυπία.
    • Παραγωγή CD-ROM & Audio CD/DVD

    Παράγονται οπτικοί δίσκοι σε θήκες, με πλήρως σχεδιασμένο έγχρωμο ένθετο και ανάλογες ετικέτες/ροζέτες).


    Ηλεκτρονική Διαχείρηση

    • Η διαχείριση των πρακτικών υποστηρίζεται από σύγχρονη υποδομή βασισμένη στο περιβάλλον του Microsoft 365.

    • Με χρήση εργαλείων όπως το SharePoint, το OneDrive, το Outlook, αλλά και υπηρεσίες ασφαλούς ταυτοποίησης (Entra ID) και συσκευών (Intune), διασφαλίζεται η οργανωμένη αρχειοθέτηση, η ασφαλής πρόσβαση, η συνεργατική επεξεργασία και η ψηφιακή ιχνηλασιμότητα κάθε εγγράφου και αρχείου.

    • Η προσέγγιση είναι ευέλικτη, ασφαλής και κλιμακούμενη, τόσο για μεμονωμένες συνεδριάσεις όσο και για πλήρη κύκλο διαχείρισης πρακτικών.